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近年来，国家知识产权局商标局坚持以服务商标改革为中心，坚持向改革创新要动力，开展了一系列卓有成效的探索。
加强制度建设夯实管理根基
随着商标改革向纵深推进和信息技术的广泛应用，商标档案的内容范围、承载形式、管理手段、利用方式等均发生了较大变化，1987年出台的《商标档案管理暂行办法》已无法适应社会发展和管理需要。2020年，经国家档案局同意，国家知识产权局印发了《商标注册档案管理办法》，解决了业务经办部门和档案管理部门职责不清、整理和归档要求不严、证据材料保管期限过长、鉴定和销毁规定缺乏等亟待解决的问题。针对档案管理部门对于商标业务文件整理归档参与和指导不够的情况，制定《商标档案材料管理工作规程》，既落实细化了各部门的职责分工，又梳理了归档流程中存在的问题，提出了具体整理要求。
通过不断完善管理机制，打破了业务部门和档案部门分割式管理模式，增强了商标档案全链条管理意识，有力保证文件整理质量，逐渐形成商标档案管理合力。
优化管理机制提升工作水平
一是推进商标电子档案系统规范管理与安全升级。2019年，进行电子档案系统改造，开发相应模块，实现纸质档案调取电子化。2020年底，对商标电子档案库进行升级改造。2023年底，对早期商标数据与档案进行比对核查，补录和修正错漏数据，并开展分级分类研究。今年上半年，重点完善电子文件形成、收集、整理和归档工作，新增鉴定和销毁功能，制定商标电子文件元数据方案，推进业务需求与档案系统有效衔接。
二是探索推进商标档案鉴定与销毁工作，实现商标档案库房空间良性运转。商标局室藏商标档案1922万余卷，内容包括注册申请、异议、撤销、评审等，多为永久保存。其中，商标异议、撤销和评审案件的证据材料的保管期限为5年或10年。为缓解库容压力，2018年以来，通过压缩申请材料数量、提高网上申请比例，永久保管的纸质档案材料增量大为压缩，从2017年的83万件降到如今的18万余件。定期保管的档案材料仍主要以纸质方式为主，年增量为30至40万件。为实现库房空间良性运转，商标局持续推进保管期限届满的商标档案的鉴定与销毁工作，档案管理部门及时组织业务部门进行鉴定并编制销毁清册，待审批完成后，再委托外部从事销毁服务的公司进行销毁，每年销毁保管期限届满档案约20至30万件，实现库房空间良性运转。拟销毁的商标档案材料虽不涉及国家秘密，但商标局依然审慎选择从事销毁服务的公司，从合法资质、保密资质、服务经验、技术能力、设施设备等方面，严格按照合法、安全、可控的原则，比选依法设立的具备相应资质和服务能力的受托方，经审批后签订委托协议，明确服务范围、职责和保密要求等，确保档案销毁的合法性、规范性和安全性，防止档案信息泄露。
叁是积极依托中美欧日韩商标五局合作框架，借鉴国外商标档案管理经验做法，提升管理规范化水平。2022年至2023年，牵头完成“商标档案管理及应用”项目，为提高档案管理质量、逐步压缩纸质档案增量、加强信息安全保障体系建设等提供经验参考。
创新服务举措增强服务能力
一是进一步满足社会公众调阅商标档案和查询数据的需求。公众可在中国商标网查询注册商标的基本信息，如名称、类别、核定使用商品(服务)、有效期等。通过查询，能在申请前大致了解别人是否已注册相同或者近似商标，对于商标得以注册的可能性以及把商品提前投入市场的风险，可以有大致预判。
二是推动商标数据资源共享。2018年底，商标档案信息数据通过中国商标网向社会公众开放共享。2022年以来，政府部门之间、国家间数据信息交流共享逐渐频繁，商标档案管理部门积极参与并拓展了电子档案数据的传播利用。完成商标注册证、国际商标注册信息、地理标志信息、质押登记公告信息接入国家政务服务平台等工作，拓展了商标数据利用服务范围。
叁是推动商标数据资源双向交流。积极响应国务院政务服务平台的数据双向共享交流机制，汇总商标审查审理工作中各种数据辅助应用场景，深入分析所需数据名称和具体信息项，细致梳理汇总形成数据需求清单，为商标审查提供更加全面、准确的数据支持。国际方面，与欧盟进行定期商标数据交换，加强国际合作与信息共享。
注：这是国家知识产权局商标局在?国家档案局专业档案业务能力培训班上的讲话摘录。
