详细介绍公司档案整理和分类的具体流程
来源：网站础滨
发布时间：2024-11-25 10:04
一、档案收集1、确定范围根据公司的业务活动和管理需求，明确需要收集的档案类型。包括行政管理文件（如公司规章制度、会议纪要、决议等）、人事档案（员工简历、劳动合同、绩效评估等）、财务档案（财务报表、审计报告、发票等）、业务档案（如销售合同、采购订单、项目文件等）、法务档案（法律合同、诉讼文件等）。例如，对于一家制造公司，业务档案还应包括产物研发文件（设计图纸、技术规格、试验报告等）、生产文件（生产计划、工艺流程、质量检验记录等）。2、收集渠道从各个部门收集档案，明确每个部门的档案负责人。例如，行政部门负责收集公司内部发文和收文；财务部门收集财务相关文件；业务部门收集销售、采购等业务往来文件。定期（如每月或每季度）进行档案收集工作，同时建立临时档案收集机制，对于重要的、紧急的文件及时收集。3、检查完整性和准确性对收集到的档案进行检查，确保文件齐全，没有遗漏。例如，对于一份合同档案，要检查合同文本、审批文件、附件等是否完整。核实文件内容的准确性，查看文件日期、金额、名称等关键信息是否正确。二、档案整理前的预处理1、去除无关材料剔除档案中的无关文件，如重复文件、作废文件、广告宣传等无关资料。例如，在收集的文件中有多份相同的通知草稿，只保留最终版本。2、修复损坏文件对于损坏的纸质文件，如撕裂、受潮的文件，进行修复。可以采用裱糊、复印等方式恢复文件的完整性。对于电子文件，检查文件是否损坏，如有损坏尝试修复或重新获取。3、区分不同载体档案将纸质档案、电子档案、实物档案（如奖杯、奖牌、样品等）分开，以便后续分别进行整理。叁、纸质档案整理流程1、排序按时间顺序排列文件，这适用于许多类型的档案，如会议纪要按会议召开时间排列，财务报表按报表期间排列。也可以按重要性排序，将关键文件（如公司战略规划文件）放在前面。还可以按业务流程排序，如对于采购档案，按采购申请、采购审批、采购合同签订、货物验收等流程顺序排列文件。2、编号对每份文件或每组文件进行编号。可以采用流水号的方式，也可以结合部门、年份等信息进行编码。例如，采用 “部门 - 年份 - 流水号” 的格式，销售部门 2024 年的第 10 份文件编号为 “XS - 2024 - 010”。3、装订根据文件的厚度和性质选择合适的装订方式。对于较薄的文件，使用订书机或长尾夹装订；对于较厚的文件集，使用打孔机和装订线进行装订。装订要确保文件整齐、牢固，不影响文件的阅读和使用。4、编制目录为每份档案编制目录，目录内容包括文件编号、文件名称、日期、来源、页码等信息。例如，一份档案目录可能如下：| 文件编号 | 文件名称 | 日期 | 来源 | 页码 |
|---|
| XS - 2024 - 010 | 销售合同（XX 公司） | 2024.01.10 | 销售部 | 1 - 10 |
目录可以是纸质的，放在档案盒内，也可以是电子的，方便检索。四、电子档案整理流程1、文件夹建立根据档案类型和用途创建文件夹结构。例如，建立 “行政管理 - 公司发文”“财务管理 - 财务报表”“业务管理 - 销售合同” 等文件夹。在文件夹内，可以根据需要再细分，如在 “财务管理 - 财务报表” 文件夹下，分为 “月度报表”“年度报表”“审计报表” 等子文件夹。2、文件命名规范采用统一的命名规则，包含关键信息。例如，对于电子文档，命名为 “文件主题 - 日期 - 作者” 的形式。如 “市场调研报告 - 2024.06.10 - 张三”。对于图像、音频、视频等文件，除了主题和日期，还可以加入格式等信息，如 “公司年会照片 - 2024.01.20 - JPEG”。3、元数据添加为电子档案添加元数据，如文件的创建日期、修改日期、文件大小、关键词等。许多电子文件管理系统可以方便地对元数据进行编辑和管理。例如，在文档管理系统中，为每份文件添加 “业务类别”“关联项目” 等元数据，方便后续的检索和分类。五、档案分类流程1、按部门分类将档案分为行政部档案、财务部档案、销售部档案、研发部档案等。每个部门的档案可以根据业务内容进一步细分，如销售部档案再分为销售合同、客户资料、市场推广等小类。2、按业务活动分类对于公司的核心业务活动，如产物研发、生产制造、销售、售后服务等，将相关档案分别归类。例如，产物研发档案包括项目立项文件、设计图纸、试验报告等；销售档案包括销售合同、订单、客户反馈等。3、按时间分类按年份、季度、月份等时间单位分类档案。例如，财务档案可以分为历年财务报表、各季度财务分析报告等。这种分类方式便于查看公司在不同时期的经营状况。按项目分类（适用于项目型公司）对于以项目为单位开展业务的公司，将每个项目的档案作为一个独立的类别。项目档案包括项目立项、项目计划、项目执行过程中的文件（如会议纪要、变更通知等）、项目验收文件等。六、档案存储与保管1、存储介质选择纸质档案存放在档案架或档案柜中，根据档案的分类，将不同类别的档案放置在不同的区域。档案架或柜要保持干燥、通风良好，防止档案受潮、发霉。电子档案存储在服务器、硬盘、光盘等介质中。对于重要的电子档案，要进行备份，存储在不同的地点，以防止数据丢失。2、保管环境维护对于纸质档案保管场所，要控制温度和湿度，温度一般保持在 14 - 24 摄氏度，相对湿度在 45% - 60%。同时，要做好防火、防虫、防尘等措施。对于电子档案存储设备，要定期进行维护和检查，确保设备正常运行。同时，要注意电子存储介质的保存期限，定期更新和迁移数据。
