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介绍一些档案整理的规范和标准
一、国际标准
1、ISO 15489 - 1:2016《信息与文献 - 记录管理 - 第 1 部分：概念与原则》
这一标准为记录（包括档案）的管理提供了一个全面的框架。它涵盖了记录管理的各个方面，从记录的创建、捕获、分类到存储、检索和处置。
强调记录的真实性、可靠性、完整性和可用性。例如，在电子记录管理中，要求通过技术手段确保记录在整个生命周期内保持这些特性，防止记录被篡改或丢失。
提倡建立记录管理系统，该系统应能够有效地支持组织的业务流程和决策过程，并且要符合组织的战略目标和法规要求。
2、ISO 30300:2019《信息与文献 - 记录管理系统 - 基础和词汇》
定义了记录管理系统的基本概念和术语，有助于在全球范围内统一档案整理和管理相关的术语表达。
为组织建立和维护记录管理系统提供了基础指导，包括系统的规划、实施、监控和持续改进等环节。它还规定了记录管理系统应具备的功能，如记录的识别、分类、存储和检索等功能。
二、国家标准
1、GB/T 11822 - 2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》
适用于科学技术档案的整理。规定了科技档案案卷的组卷要求，包括文件材料的收集范围，如科研项目从立项到验收的全过程文件。
对案卷内文件的排列顺序有明确规定，例如，产物科研档案按产物设计（含初步设计、技术设计）、工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标广告等顺序排列。
详细说明了案卷编目的内容，包括案卷封面、卷内目录、卷内备考表的编制要求。例如，案卷封面应注明档案号、案卷题名、编制单位、起止日期等信息。
2、GB/T 9705 - 2008《文书档案案卷格式》
针对文书档案，规范了案卷的格式。包括案卷的装订要求，如采用叁孔一线的装订方式时，孔距和装订线长度的标准。
规定了卷内文件的排列规则，一般按重要程度或时间顺序排列。例如，对于发文，可按文件的文号顺序排列；对于收文，按收到文件的日期顺序排列。
对文书档案的编目也有具体要求，如卷内文件目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号等项目。
叁、行业标准（以档案行业为例）
1、DA/T 22 - 2015《归档文件整理规则》
这是我国档案行业的重要标准，改变了传统的以 “卷” 为单位的整理方法，采用以 “件” 为单位进行归档文件整理。
规定了文件的组件（将每份文件作为一个独立的组件）和分类方法，如按年度 - 机构（问题） - 保管期限等分类方案进行分类。
明确了文件的排列方式，如同一事由的文件按形成时间先后顺序排列。同时，对归档文件的编号、编目、装订等环节也有详细的操作规范。
2、DA/T 38 - 2008《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》
专注于电子文件归档的光盘存储方面。规定了用于归档电子文件的光盘的技术参数，如光盘的类型（如 CD - R、DVD - R 等）、记录格式等。
对光盘的刻录过程、数据检验、光盘的标识和保管等都有严格的要求。例如，在刻录过程中，要求采用多区段刻录方式，以确保数据的完整性和可读取性。
四、公司内部标准（以示例说明）
一些大型公司会根据自身业务特点和档案管理需求，制定内部的档案整理标准。例如，金融公司可能会有严格的金融档案整理标准。
这些标准通常会在遵循国家和行业标准的基础上，进一步细化档案的分类方式。如银行可能会将信贷档案分为个人信贷档案和公司信贷档案，个人信贷档案又按贷款产物类型（住房贷款、消费贷款等）和客户姓名等进行细分。
对档案的保管期限也会有明确规定，根据业务重要性和法规要求，将档案分为短期（1 - 5 年）、中期（5 - 10 年）和长期（10 年以上）保管。同时，对档案的查阅和利用流程也会有详细的规范，以确保档案信息的安全和合理利用。
